Schichtplanung im Restaurant: Verfügbarkeiten sauber planen

Ein Restaurantteam ist selten eine einheitliche Gruppe. Es gibt Festangestellte mit klaren Stunden, Aushilfen mit wechselnder Verfügbarkeit und Springer, die kurzfristig einspringen. Diese drei Gruppen in einem Plan zusammenzubringen, ist aus meiner Sicht die eigentliche Arbeit der Schichtplanung. Und sie wird oft unterschätzt.

Der Plan selbst ist schnell gebaut. Schwierig wird es, wenn er auch nach dem dritten Krankheitsfall der Woche noch stimmen soll.

Drei Gruppen, ein Plan

Die Festangestellten sind der stabile Kern. Ihre Stunden sind vertraglich festgelegt, ihre Schichten wiederholen sich meist in einem erkennbaren Rhythmus. Sie sind der Teil des Plans, der sich am einfachsten vorausplanen lässt.

Die Aushilfen sind die eigentliche Variable. Studium, Zweitjob, Familie: Ihre Verfügbarkeit ändert sich von Woche zu Woche, manchmal von Tag zu Tag. Sie sind nicht weniger zuverlässig als die Festangestellten, aber sie brauchen einen anderen Umgang.

Die Springer wiederum sollen gar nicht fest im Plan stehen. Sie sind die Reserve für den Fall, dass etwas ausfällt. Wer sie wie normale Mitarbeitende einplant, verliert genau die Flexibilität, für die man sie eigentlich hat.

Wenn man diese drei Gruppen im Plan nicht unterscheidet, plant man zwangsläufig ungenau.

Verfügbarkeiten systematisch erfassen

Der häufigste Fehler, den ich sehe, ist, die Verfügbarkeit nicht systematisch zu erfassen.

Warum der Kopf als Speicher nicht reicht

Man behält im Kopf, dass eine Aushilfe dienstags nicht kann. Das funktioniert eine Weile. Dann plant man sie irgendwann trotzdem ein, weil am Freitagabend der Kopf einfach voll ist. Die Folge ist eine Absage, eine Umplanung und im Zweifel ein unbesetzter Posten.

Das Problem ist dabei weniger die einzelne Verwechslung. Es ist die Tatsache, dass dieses Wissen nur an einer Person hängt. Fällt sie aus oder wechselt sie den Betrieb, ist es weg. Ich habe oft genug erlebt, dass ein Betrieb nach einem Wechsel in der Betriebsleitung wochenlang schlechter plant, einfach weil das Erfahrungswissen nicht dokumentiert war.

Wie eine Verfügbarkeitsabfrage praktisch abläuft

Eine saubere Verfügbarkeitsabfrage nimmt diese Last weg. Jeder trägt selbst ein, wann er kann. Im Plan erscheinen dann nur noch die Personen, die für die jeweilige Schicht überhaupt infrage kommen.

Damit das im Alltag funktioniert, braucht es aus meiner Sicht drei Dinge:

• Einen festen Rhythmus. Die Abfrage läuft immer zum gleichen Zeitpunkt, zum Beispiel bis Mittwoch für die übernächste Woche.
• Eine niedrige Hürde. Wer drei Minuten braucht, um seine Zeiten einzutragen, macht es. Wer sich durch fünf Menüs klicken muss, vergisst es.
• Verbindlichkeit in beide Richtungen. Wer seine Verfügbarkeit einträgt, muss sich darauf verlassen können, dass sie berücksichtigt wird. Sonst hört das Eintragen nach zwei Wochen wieder auf.

Der Aufwand verschiebt sich damit vom Planenden zum Team, und zwar in kleinen, gut verkraftbaren Portionen.

Qualifikationen im Plan hinterlegen

Die Qualifikation ist die zweite Ebene. Nicht jeder darf an die Bar, nicht jeder kennt die Kasse, nicht jeder kann die Spätschicht allein abschließen. In vielen Betrieben ist das ungeschriebenes Wissen.

Wenn diese Information im Plan hinterlegt ist, lässt sich ein Posten gar nicht erst falsch besetzen. Das klingt selbstverständlich, scheitert in der Praxis aber genau daran, dass das Wissen nur bei einer Person liegt.

Sinnvoll ist es, die Qualifikationen so grob wie möglich und so fein wie nötig zu halten. Fünf klare Rollen sind im Alltag brauchbarer als zwanzig Detailkategorien, die niemand pflegt. Bewährt haben sich in der Praxis Kategorien wie:

• Station oder Posten (Bar, Service, Küche, Spüle)
• Verantwortungsstufe (Schichtleitung, selbstständig, in Einarbeitung)
• Formale Voraussetzungen (Kassenberechtigung, Belehrung nach Infektionsschutzgesetz)

Der Nebeneffekt: Man sieht auf einen Blick, wo der Betrieb dünn aufgestellt ist. Wenn nur zwei Personen die Bar übernehmen können, ist das ein Risiko, das im Plan sichtbar wird, bevor es zum Problem wird.

Springer brauchen eine eigene Logik

Springer sollen nicht fest eingeplant, aber schnell verfügbar sein. Ein Pool, aus dem sich bei Bedarf eine Anfrage stellen lässt, ist hier wertvoller als ein fester Schichtplatz.

Praktisch heißt das: Fällt jemand aus, geht eine Anfrage an alle Springer, die für diese Schicht qualifiziert und verfügbar sind. Wer zuerst zusagt, bekommt die Schicht. Der entscheidende Unterschied zum Anrufen oder Einzelanschreiben ist, dass niemand eine Liste abtelefonieren muss und dass am Ende eindeutig feststeht, wer zugesagt hat.

So bleibt Flexibilität erhalten, ohne dass die Springer jede Woche neu organisiert werden müssen.

Was sich im Alltag ändert

Meine Erfahrung ist, dass man mit diesen drei sauber abgebildeten Ebenen, also Verfügbarkeit, Qualifikation und Springerpool, schneller und mit deutlich weniger Korrekturen plant.

Die Arbeit verschiebt sich dabei spürbar: weg vom Reagieren auf Ausfälle, hin zum ruhigen Aufbau eines Plans, der von Anfang an passt. Das ist weniger spektakulär, als es klingt, aber es ist der Unterschied zwischen einer Planung, die eine Stunde dauert, und einer, die sich über die ganze Woche zieht.

Wer den Plan zusätzlich digital ans Team bringt, spart den zweiten Teil der Arbeit gleich mit. Welche Wege es dafür gibt, habe ich in Gastro Dienstplan App oder Aushang verglichen.

Fazit

Schichtplanung im Restaurant ist kein Problem der Tabellenform, sondern eines der Datengrundlage. Wer weiß, wer wann kann und wer was darf, plant in einem Durchgang. Wer es nicht weiß, plant dreimal.

Verfügbarkeiten, Qualifikationen und ein klar getrennter Springerpool sind dafür die drei Bausteine. Sie lassen sich auch auf Papier abbilden, nur bleiben sie dort selten aktuell. Genau an dieser Stelle setzt die Schichtplanung mit Yuntos an.