Catering Personalplanung: Abrechnung pro Mitarbeiter

Das ist eines der Themen, bei denen ich eine klare Meinung habe, weil es der Grund war, Yuntos überhaupt anders aufzubauen. Cateringbetriebe haben eine Personalstruktur, die zu den meisten Planungstools schlicht nicht passt. Und das merkt man nicht an den Funktionen, sondern an der Rechnung.

Die Personalstruktur im Catering ist eine andere

Ein Cateringbetrieb führt oft mehrere hundert Aushilfen in der Kartei. Studierende, Saisonkräfte, Leute, die für zwei große Veranstaltungen im Jahr dazukommen und den Rest des Jahres nicht eingesetzt werden.

Diese große Kartei ist kein Versäumnis, sondern Absicht. Wer im Sommer eine Hochzeit mit vierzig Servicekräften besetzen muss, braucht einen Pool, der deutlich größer ist als der tatsächliche Bedarf an einem einzelnen Tag. Verfügbarkeit, Absagen und Fluktuation sind eingepreist.

Ein Restaurant funktioniert genau umgekehrt: kleiner Stamm, hohe Auslastung pro Person, planbare Wochen. Beide Modelle sind sinnvoll. Sie stellen nur völlig unterschiedliche Anforderungen an eine Software.

Warum die Abrechnung pro Mitarbeiter hier nicht passt

Der Branchenstandard bei Planungssoftware rechnet pro aktivem Mitarbeitenden und Monat ab. Für ein Restaurant mit festem Stamm finde ich das logisch. Die Zahl der Mitarbeitenden bildet dort ziemlich genau ab, wie intensiv das Tool genutzt wird.

Für einen Cateringbetrieb mit dreihundert Aushilfen und zwanzig Events im Jahr ist dasselbe Modell aus meiner Sicht unpassend. Man bezahlt eine große Kartei voll, obwohl der tatsächliche Einsatz gering ist. Das Verhältnis von Kosten zu Nutzung stimmt einfach nicht.

Die Reaktion darauf ist in der Praxis fast immer dieselbe, und sie ist das eigentliche Problem: Betriebe fangen an, die Kartei künstlich klein zu halten. Aushilfen werden nach der Saison deaktiviert und vor der nächsten wieder angelegt. Stammdaten werden nicht gepflegt, weil jede zusätzliche Person Geld kostet. Manche Betriebe führen deshalb parallel weiter eine Excel-Liste mit den "inaktiven" Kräften.

Damit ist genau das verloren, wofür man die Software angeschafft hat: ein vollständiger, aktueller Überblick über das verfügbare Personal.

Auch die Planungslogik passt oft nicht

Dazu kommt ein zweiter Punkt. Catering plant nicht in wiederkehrenden Wochenschichten, sondern in Events mit wechselnden Orten, Größen und Anforderungen.

Ein Tool, das auf den festen Wochenplan eines Restaurants ausgelegt ist, bildet diese Realität nur mit Umwegen ab. Typische Behelfslösungen, die ich immer wieder sehe:

• Jeder Veranstaltungsort wird als eigener "Standort" oder gar eigener Betrieb angelegt.
• Events werden als Schichten in einem Wochenraster geführt, obwohl sie einmalig sind.
• Die Zuordnung, wer zu welchem Auftrag gehört, landet doch wieder in einer separaten Tabelle.

Jede dieser Behelfslösungen kostet Zeit und erzeugt eine Fehlerquelle. Ich habe das oft genug gesehen, um zu wissen, wie mühsam das im Alltag wird, besonders dann, wenn am Ende die Personalkosten pro Event ausgewertet werden sollen.

Ein an Events gekoppeltes Modell

Mein Ansatz ist deshalb ein an Events gekoppeltes Modell. Abgerechnet wird nach geplanten Events, nicht nach der Größe der Kartei.

So zahlt ein Betrieb für das, was er wirklich plant, und nicht für jede Aushilfe, die einmal im Jahr aushilft. Die Kartei darf groß sein, ohne zum Kostentreiber zu werden. Das hat zwei Effekte, die mir wichtig sind:

• Die Stammdaten bleiben vollständig. Niemand hat einen finanziellen Anreiz, Mitarbeitende aus dem System zu nehmen. Damit bleibt der Pool auswertbar: Wer war zuletzt im Einsatz, wer ist qualifiziert, wer hat abgesagt.
• Die Kosten skalieren mit dem Geschäft. Eine schwache Saison mit weniger Veranstaltungen kostet auch weniger. Das ist besonders relevant, weil das Cateringgeschäft ausgesprochen saisonal ist.

Das Modell ist nicht für jeden Betrieb das bessere. Ein Restaurant mit fünfzehn festen Kräften und durchgehendem Betrieb fährt mit der Abrechnung pro Mitarbeitendem in der Regel günstiger. Es geht mir also nicht darum, dass ein Modell grundsätzlich besser ist, sondern darum, dass es zur Struktur des Betriebs passen muss.

Worauf ich bei der Auswahl achten würde

Wenn mich ein Cateringbetrieb fragt, worauf er achten soll, sage ich immer dasselbe: Schau zuerst auf das Abrechnungsmodell, nicht auf die Funktionsliste. Die Frage ist simpel: Zahle ich für meine Mitarbeitenden oder für meine Einsätze?

Konkret würde ich vor einer Entscheidung diese Punkte durchgehen:

• Wie viele Personen stehen in der Kartei, und wie viele davon waren im letzten Jahr tatsächlich im Einsatz?
• Wie viele Veranstaltungen plant der Betrieb pro Jahr, und wie verteilen sie sich über die Saison?
• Kostet eine zusätzliche Aushilfe im System Geld? Wenn ja, wird die Kartei realistisch gepflegt werden?
• Lässt sich ein Einsatz einem Event und einem Ort zuordnen, oder nur einer Wochenschicht?
• Sind am Ende die Personalkosten pro Veranstaltung auswertbar?

Die letzten beiden Punkte werden regelmäßig übersehen und entscheiden im Nachhinein darüber, ob die Software für die Kalkulation etwas taugt.

Fazit

Für Betriebe mit großer Kartei und wenigen Einsätzen ist eine Abrechnung nach Events meiner Meinung nach die ehrlichere Variante. Sie bestraft nicht den Pool, den ein Cateringbetrieb zwingend braucht, und sie hält die Kosten an das gekoppelt, womit tatsächlich Geld verdient wird.

Wer gerade vergleicht, sollte die eigene Struktur deshalb vor die Funktionsliste stellen. Wie sich Verfügbarkeiten und Qualifikationen in einem Plan abbilden lassen, habe ich in Schichtplanung im Restaurant beschrieben. Die Logik gilt im Catering genauso, nur mit Events statt Wochenschichten. Einen Überblick über die Planung selbst gibt die Schichtplanung mit Yuntos.