Aushilfen und Springer im Catering koordinieren

Der Pool aus Aushilfen ist im Catering das eigentliche Kapital, da bin ich überzeugt. Er ist groß, er fluktuiert, und er besteht aus Menschen mit sehr unterschiedlicher Verfügbarkeit: Studierende, Nebenjobber, erfahrene Kräfte, die seit Jahren dabei sind.

Diesen Pool zu verwalten ist anspruchsvoller als die Planung eines festen Teams, und ich finde, das wird selten ernst genug genommen. Bei einem Restaurantteam kennt die Betriebsleitung alle persönlich. Bei dreihundert Aushilfen funktioniert das nicht mehr.

Warum ein Pool anders funktioniert als ein festes Team

Ein festes Team plant man von der Schicht aus: Der Posten muss besetzt werden, und man weiß ungefähr, wer infrage kommt. Einen Pool plant man umgekehrt, nämlich von der Verfügbarkeit aus. Die Frage lautet nicht "Wer soll das machen?", sondern "Wer kann an diesem Tag überhaupt?".

Dazu kommt die Fluktuation. Ein Teil des Pools ist nach zwei Saisons nicht mehr dabei, ohne dass jemand aktiv gekündigt hätte. Menschen ziehen weg, beenden das Studium, melden sich einfach nicht mehr. Wer den Pool nicht regelmäßig aktualisiert, plant irgendwann mit Karteileichen und wundert sich über sinkende Rücklaufquoten bei Anfragen.

Schritt 1: eine saubere Kartei

Der erste Schritt ist für mich eine saubere Kartei. Wer kann was, wer arbeitet gern, wer ist nur in den Semesterferien da. Diese Angaben gehören an einen Ort, an dem sie beim Planen sichtbar sind, und nicht auf einen Notizzettel oder in den Kopf einer einzelnen Person. Fällt diese Person aus, ist sonst das ganze Wissen weg.

Was in die Kartei gehört

Aus meiner Sicht reichen wenige, konsequent gepflegte Angaben:

• Qualifikation: Service, Bar, Küchenhilfe, Fahrer, Auf- und Abbau
• Erfahrungsgrad: eingearbeitet, selbstständig, kann eine Gruppe anleiten
• Verfügbarkeitsmuster: nur Wochenende, nur Semesterferien, flexibel
• Einsatzhistorie: wann war die Person zuletzt dabei, wie oft in dieser Saison
• Formale Punkte: Belehrung nach Infektionsschutzgesetz, Führerschein, Minijob oder kurzfristige Beschäftigung

Besonders die Einsatzhistorie wird oft vergessen. Sie beantwortet zwei Fragen auf einen Blick: Wer ist noch aktiv, und wer wurde in letzter Zeit vielleicht zu selten angefragt. Beides ist wichtig, wenn man den Pool langfristig halten will.

Schritt 2: die Verfügbarkeitsabfrage pro Termin

Der zweite Schritt ist die Verfügbarkeitsabfrage pro Termin. Statt jeden einzeln anzurufen, geht eine Anfrage an die passende Gruppe, und die Rückmeldungen laufen an einem Ort zusammen. Diese mühsame Telefonrunde habe ich schon oft erlebt, und ich kann jedem nur raten, sie sich zu sparen.

Der Gewinn ist nicht nur Zeit. Eine gebündelte Anfrage ist auch fairer, weil alle Passenden dieselbe Chance auf den Einsatz haben und nicht nur die, deren Nummer zuerst in der Liste steht. Und sie ist nachvollziehbar: Wer zugesagt hat, steht fest, und niemand muss sich auf eine Erinnerung an ein Telefonat berufen.

Wichtig ist eine klare Frist. Eine Anfrage ohne Rückmeldedatum bleibt liegen. Mit einer Frist weiß die Planung, ab wann sie nachlegen muss, und die Angefragten wissen, woran sie sind.

Schritt 3: die mobile Einsatzplanung

Der dritte Schritt ist die mobile Einsatzplanung. Am Veranstaltungsort braucht jeder die Info, wo er hin soll und wann er anfängt. Wenn das im Handy steht und sich bei Änderungen sofort aktualisiert, entfällt das Verteilen von Zetteln und das ständige Erklären.

Gerade im Catering ist das mehr wert als in einem festen Betrieb. Die Leute kommen an einen Ort, den sie oft nicht kennen, treffen auf Kolleginnen und Kollegen, die sie nicht alle kennen, und sollen sofort einsatzbereit sein. Alles, was vorab klar ist, also Adresse, Treffpunkt, Startzeit, Kleiderordnung und Ansprechpartner, muss am Eventtag nicht mehr geklärt werden.

Was das am Eventtag ändert

Meiner Erfahrung nach entscheidet ein gut organisierter Pool darüber, ob ein Eventtag ruhig oder hektisch wird. Die Arbeit liegt in der Vorbereitung. Wer die Kartei pflegt und die Abfrage strukturiert, hat am Tag selbst deutlich weniger Reibung.

Das ist auch der Grund, warum ich den Aufwand für die Pflege der Stammdaten nicht als Nebensache sehe. Er zahlt sich nicht am Tag der Eingabe aus, sondern bei jedem einzelnen Einsatz danach, und zwar in Form von Anrufen, die nicht geführt werden müssen.

Einen Pool halten heißt, ihn fair zu behandeln

Ein Punkt, der in der ganzen Organisation leicht untergeht: Ein Pool ist keine Ressource, die einfach da ist. Er besteht aus Leuten, die auch woanders arbeiten könnten, und er schrumpft still, wenn man ihn schlecht behandelt.

Was den Pool aus meiner Beobachtung stabil hält, ist wenig spektakulär:

• Anfragen kommen früh genug, dass man sich den Tag freihalten kann.
• Eine Zusage wird nicht drei Tage später wieder abgesagt, weil der Kunde verkleinert hat.
• Die Einsätze verteilen sich einigermaßen, statt immer an dieselben fünf Leute zu gehen.
• Die Abrechnung kommt pünktlich und stimmt.

Der letzte Punkt wird am häufigsten unterschätzt. Wer auf sein Geld warten muss oder Stunden nachfordern muss, sagt beim nächsten Mal schneller ab, ganz unabhängig davon, wie gut die Planung organisiert war.

Fazit

Ein Aushilfenpool ist kein größeres Team, sondern eine andere Aufgabe. Kartei, Verfügbarkeitsabfrage und mobile Einsatzinfo sind dafür die drei Bausteine.

Wie sich derselbe Pool über mehrere parallele Termine hinweg planen lässt, habe ich in Personalplanung für Events beschrieben. Warum das Abrechnungsmodell einer Software gerade bei großer Kartei entscheidend ist, steht in Catering Personalplanung. Einen Überblick über die Planung gibt die Schichtplanung mit Yuntos.