Dienstplan Software für Catering
Plane Aushilfen pro Auftrag statt in festen Wochenschichten. Yuntos zeigt dir für jedes Event, wer angemeldet, eingeteilt und benachrichtigt ist, und rechnet nach Events ab statt nach Köpfen.
Catering-Personal planen, wenn jeder Auftrag anders aussieht
Donnerstag das Firmenjubiläum mit 200 Gästen, Freitag ein Mittagsbuffet im Büro, Samstag eine Hochzeit in einer Scheune. Jeder Auftrag braucht eine andere Mannschaft: mal zwei Leute für Aufbau und Logistik, mal acht im Service. Feste Wochenschichten gibt es bei dir kaum. Dafür einen großen Pool aus Aushilfen, Studierenden und Minijobbern, von denen manche jede Woche kommen und manche zweimal im Jahr.
Also fragst du in der WhatsApp-Gruppe, wer Samstag kann. Die Antworten kommen verteilt über zwei Tage, als Daumen, als Sprachnachricht oder gar nicht. Du überträgst alles in eine Liste, schickst jedem einzeln die Uhrzeit, und am Freitagabend sagt trotzdem jemand ab. Dann fängst du im Chat von vorne an, während du eigentlich die Kühlboxen packen solltest.
So planst du ein Event mit Yuntos
In Yuntos ist jeder Auftrag ein eigenes Event mit Datum, Ort und eigenen Schichten. Die Planung läuft in sechs Schritten.
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Event anlegen
Du trägst Datum, Uhrzeit, Ort und Adresse ein. Aufträge, die sich ähneln, legst du aus einer Vorlage an. Regelmäßige Termine wie ein wöchentliches Mittagsbuffet erstellst du als Serie.
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Tätigkeiten und Personalbedarf festlegen
Pro Event legst du Schichten an, zum Beispiel Aufbau ab 10 Uhr, Küche ab 14 Uhr, Service ab 16:30 Uhr und Abbau ab 23 Uhr. Jede Schicht bekommt eine Tätigkeit, die Zahl der benötigten Leute und auf Wunsch eine kurze Beschreibung, etwa Treffpunkt oder Kleidung.
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Aushilfen melden sich an
Deine Aushilfen sehen die offenen Events und melden sich an, auf Wunsch mit Wunschschicht und Notiz. Du kannst festlegen, dass jede Person nur Events mit passenden Tätigkeiten sieht und die Anmeldung einige Tage vorher schließt. Fehlt jemand, trägst du die Person selbst ein.
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Einteilen und Besetzung prüfen
Du ordnest jede angemeldete Person einer Schicht zu, setzt sie auf die Warteliste oder sagst ab. An jeder Schicht siehst du, wie viele Plätze besetzt sind, zum Beispiel 5 von 6 im Service. Hat jemand am selben Tag schon einen Einsatz oder eine Abwesenheit, weist Yuntos dich darauf hin.
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Alle auf einmal benachrichtigen
Solange du planst, sieht niemand Zwischenstände. Erst wenn du die Benachrichtigung abschickst, erfährt jede Person ihren Stand per E-Mail und auf Wunsch per Push-Nachricht. Du siehst, wer die Nachricht gelesen hat. Will jemand nach der Bestätigung absagen, landet das als Meldung bei dir statt im Gruppenchat.
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Am Einsatztag stempeln
Vor Ort stempeln die Aushilfen ihren Einsatz. Die erfassten Stunden fließen in die Auswertung pro Event und in den Export für die Lohnabrechnung.
Mehr dazu im Blog: Personalplanung für Events, wenn jede Woche anders aussieht
Personalkosten und Besetzung pro Event im Blick
Für jede Tätigkeit hinterlegst du einen Stundenlohn. Nach dem Einsatz exportierst du den Event-Plan als Excel-Datei: jede eingeteilte Person mit Tätigkeit, Beginn, Ende, gearbeiteter Dauer und Betrag, darunter die Lohnsumme des Events. Für einen ganzen Monat gibt es eine Sammeldatei mit der Lohnsumme je Event.
Weil die Beträge auf den tatsächlich gestempelten Stunden beruhen, siehst du, was ein Auftrag an Personal gekostet hat. Diese Zahlen nimmst du in die Kalkulation des nächsten Angebots für eine ähnliche Veranstaltung mit.
Über- oder Unterbesetzung fällt schon vor dem Einsatz auf: An jeder Schicht steht, wie viele Leute eingeteilt sind und wie viele du brauchst.
Yuntos warnt dich beim Einteilen, wenn
- jemand am selben Tag schon eingeteilt ist,
- sich zwei Schichten derselben Person im Event zeitlich überschneiden,
- für den Tag eine Abwesenheit eingetragen ist,
- die Tätigkeit nicht zu den Kompetenzen der Person passt,
- eine kurzfristig beschäftigte Aushilfe die Grenze von 70 Arbeitstagen im Jahr erreicht.
Aushilfen unter 18 Jahren sind im Plan markiert.
Aushilfen ohne App einplanen
Yuntos läuft im Browser. Deine Aushilfen bekommen eine Einladung per E-Mail, legen über den Link ihr Passwort fest und melden sich danach auf dem Handy oder am Laptop an. Aus einem App Store muss niemand etwas installieren. Wer möchte, legt Yuntos als Symbol auf den Startbildschirm.
In ihrer Übersicht sehen Aushilfen die offenen Events, ihre bestätigten Einsätze mit Schicht und Uhrzeit und ihre erfassten Stunden. Ihre Verfügbarkeit zeigen sie, indem sie sich für ein Event anmelden. Urlaub und andere Abwesenheiten tragen sie selbst ein, bestätigte Einsätze übernehmen sie in ihren Kalender.
Für Kräfte ohne E-Mail-Adresse legst du ein Offline-Konto an und planst sie trotzdem mit ein.
Mehr dazu im Blog: Aushilfen und Springer im Catering koordinieren
Zeiterfassung am Einsatzort und Export für die Lohnabrechnung
Am Einsatzort starten Aushilfen ihre geplante Schicht am eigenen Handy. Auf Wunsch startet die Zeiterfassung automatisch zur geplanten Uhrzeit. Ist das Handy in der Küche tabu, stempelt die Schichtleitung vor Ort für ihr Team.
Pausen werden mit erfasst. Fehlt die gesetzliche Mindestpause, ergänzt Yuntos sie automatisch. Vergisst jemand auszustempeln, endet die Schicht nach einer festgelegten Höchstdauer. Auffällige Schichten prüfst und korrigierst du, bevor du exportierst.
So ist für jeden Einsatz dokumentiert, wann die Arbeit begonnen und geendet hat und wie lange Pause war. Diese Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit verlangen EuGH und Bundesarbeitsgericht von Arbeitgebern. Deine Aushilfen sehen ihre erfassten Zeiten selbst.
Für die Lohnabrechnung exportierst du Stundenzettel pro Person und Monat im Lexware-Format oder als Excel-Datei.
Preis nach Events statt nach Köpfen
Viele Dienstplan-Programme rechnen pro Mitarbeitendem ab. Für ein Restaurant mit festem Team passt das. Im Catering zahlst du damit für jede Aushilfe im Pool, auch für die, die im ganzen Monat nur einmal oder gar nicht einspringt. Die Kosten wachsen mit der Größe deines Pools, nicht mit deinen Aufträgen.
Das setzt einen falschen Anreiz: Du hältst den Pool klein oder löschst Leute, die du im Sommer dringend bräuchtest. Gerade die Reserve, die dich bei einer Absage am Vortag rettet, wird so zum Kostenfaktor. Dazu kommt Verwaltung: Wer Kosten sparen will, deaktiviert Accounts nach der Saison und lädt dieselben Leute im Frühjahr neu ein.
Bei Yuntos zahlen Catering- und Eventbetriebe nach geplanten Events. Ein Event ist ein Einsatztag.
Mehr dazu im Blog: Warum die Abrechnung pro Mitarbeiter im Catering nicht passt
- zzgl. MwSt.
- keine Einrichtungs- oder Grundgebühr
- monatlich kündbar
Beispiel: Du planst im Monat 10 Events. Das sind 2 Blöcke zu je 75 €, also 150 € netto. Wie viele Aushilfen in deinem Pool sind, ändert daran nichts.
Das sagen Betriebe, die mit Yuntos planen
Buddys Cateringservice aus Salzkotten plant seine Einsätze mit Yuntos. Die Gaststätte Hesse nutzt Yuntos für den Restaurantbetrieb und das Eventgeschäft zugleich.
„Der Abfrage-Horror ist weg. Die Verfügbarkeiten sind jetzt für alle übersichtlich und transparent an einem Ort. Das reduziert Unsicherheiten und Nachfragen und spart uns eine Menge Nerven.“
Sebastian JassmeierBuddys Cateringservice, Salzkotten
„Zwischen à la carte und Eventgeschäft wechseln unsere Personalbedarfe ständig. Mit yuntos sehen Service und Küche jederzeit, wer wann eingeteilt ist. Ich plane viel früher und entspannter als zuvor.“
Johannes HesseGaststätte Hesse, Rietberg-Varensell
Häufige Fragen zur Dienstplan Software für Catering
Was zählt als geplantes Event?
Ein Event ist ein Einsatztag, den du in Yuntos planst: ein Datum, ein Ort und die Schichten dazu, zum Beispiel Aufbau, Küche, Service und Abbau. Wie viele Aushilfen du dafür einteilst, spielt für den Preis keine Rolle. Je 5 geplante Events zahlst du 75 € im Monat zzgl. MwSt.
Wie werden mehrtägige Veranstaltungen und Festivals gezählt?
Jeder Tag zählt als ein Event. Ein Festival über drei Tage sind in Yuntos drei Events, jeweils mit eigenen Schichten und eigenem Personalbedarf. Das passt auch zur Planung, denn für den Aufbau am Freitag brauchst du meist andere Leute als für den Service am Samstag. Ähnliche Tage legst du schnell aus einer Vorlage an.
Wie viele Aushilfen kann ich anlegen?
So viele, wie dein Pool hat. Im Catering-Modell zahlst du nach geplanten Events, nicht nach Mitarbeitenden. Aushilfen, die nur ein paar Mal im Jahr einspringen, können also im Pool bleiben, ohne dass sich dein Preis ändert. Für Kräfte ohne E-Mail-Adresse legst du ein Offline-Konto an.
Muss jede Aushilfe eine App installieren?
Nein. Yuntos läuft im Browser auf Handy, Tablet und Laptop. Deine Aushilfen bekommen eine Einladung per E-Mail, legen über den Link ein Passwort fest und melden sich danach im Browser an. Wer möchte, legt Yuntos als Symbol auf den Startbildschirm. Aus einem App Store muss niemand etwas herunterladen.
Wie läuft das mit Datenschutz und Auftragsverarbeitungsvertrag?
Bevor du Yuntos mit echten Mitarbeiterdaten nutzt, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Daten deines Teams liegen auf Servern in Deutschland. So ist geregelt, wofür wir die Daten verarbeiten dürfen und wofür nicht, bevor die erste Aushilfe eingeladen wird.
Wie starte ich?
Mit einem kurzen Demo-Gespräch, in dem wir uns deine Planung ansehen. Passt Yuntos zu deinem Betrieb, schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag und du testest 30 Tage kostenlos. Die Einrichtung machen wir gemeinsam: Tätigkeiten anlegen, erste Events planen und deine Aushilfen einladen.
Lass uns deinen nächsten Auftrag zusammen durchplanen
Ich bin Cederic und habe Yuntos gegründet. Im Demo-Gespräch erzählst du mir, wie ihr heute eure Aushilfen für einen Auftrag zusammenstellt, und ich zeige dir, wie das in Yuntos aussieht. Bring gern deinen aktuellen Plan mit, ob Excel-Liste oder WhatsApp-Verlauf. Passt es, richten wir Yuntos gemeinsam ein, mit deinen Tätigkeiten, Vorlagen und deinem Pool. Bei Fragen schreibst du danach direkt mir.
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