Vom Excel-Plan zur App: wie der Umstieg abläuft

Wenn ich mit Betrieben über den Umstieg von Excel auf eine Software spreche, merke ich oft, dass die Sache größer wirkt, als sie ist. Die meiste Sorge gilt zwei Fragen: Geht das bestehende Wissen verloren, und zieht das Team mit?

Beides lässt sich aus meiner Erfahrung mit einer geordneten Vorgehensweise gut klären. Der Umstieg ist weniger ein technisches Projekt als eine Frage der Reihenfolge.

Schritt 1: die Datenübernahme

Der erste Schritt ist die Datenübernahme. Mitarbeitende, Rollen und Standardschichten stehen meist schon in der Tabelle. Diese Angaben lassen sich übernehmen, sodass niemand bei null anfängt.

Ich nutze den bestehenden Plan gern als Grundlage, weil das die doppelte Eingabe spart und die gewohnte Struktur erhält. Wer im Betrieb bisher von "Frühdienst" und "Spätdienst" gesprochen hat, sollte das auch im neuen System tun. Umbenennungen sind eine Umstellung, die niemand gebeten hat und die nur Verwirrung stiftet.

Was sich beim Übertragen fast immer zeigt: Ein Teil des Wissens steht gar nicht in der Tabelle. Wer welche Station übernehmen darf, wer noch in der Einarbeitung ist, wer freitags grundsätzlich nicht kann: das liegt im Kopf der planenden Person. Genau dieser Teil ist der eigentliche Gewinn des Umstiegs, denn er wird zum ersten Mal sichtbar und damit unabhängig von einer einzelnen Person.

Ich würde deshalb nicht versuchen, das alles vorab perfekt zu erfassen. Es reicht, mit den Basisdaten zu starten und die Feinheiten in den ersten Plänen nachzutragen, wenn sie ohnehin auffallen.

Schritt 2: das Onboarding des Teams

Der zweite Schritt ist das Onboarding des Teams, und hier entscheidet sich für mich, ob eine Software angenommen wird oder nicht.

Mitarbeitende brauchen einen einfachen Zugang, am besten ohne dass jeder erst eine App installieren muss. Ein Login per Link im Browser senkt die Hürde gerade für die, die nicht technikaffin sind. Das ist mir wichtig, weil in der Gastronomie sehr unterschiedliche Menschen zusammenarbeiten und ein Werkzeug, das nur die Hälfte erreicht, den Zweck verfehlt.

Was sich in der Praxis bewährt hat:

• Die Zugänge werden gemeinsam eingerichtet, nicht per Rundmail verschickt.
• Der erste Plan im neuen System ist ein echter Plan, kein Testplan. Was nicht ernst gemeint ist, schaut sich niemand an.
• Eine Person im Team ist Ansprechpartner für Rückfragen, idealerweise jemand aus dem Service, nicht aus der Verwaltung.
• Die alte Tabelle läuft für ein bis zwei Pläne parallel, danach wird sie konsequent abgeschaltet.

Der letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Solange es beide Systeme gibt, nutzt das Team das gewohnte. Ein Parallelbetrieb über Monate ist der zuverlässigste Weg, einen Umstieg scheitern zu lassen.

Schritt 3: realistische Erwartungen an die ersten Wochen

Ich sage das offen: Ein neues System läuft nicht ab Tag eins reibungslos. Die ersten Pläne brauchen etwas mehr Aufmerksamkeit, weil Verfügbarkeiten und Qualifikationen erst hinterlegt werden.

Der Aufwand liegt dabei am Anfang und sinkt danach spürbar. Nach zwei bis drei Plänen steht die Struktur, und der Aufwand fällt unter das Niveau der Tabelle. Wer diese Kurve kennt, bewertet die erste Woche anders, nämlich als Investition und nicht als Beweis, dass die Software nichts taugt.

Ehrlicherweise gehört dazu auch: Nicht jede Erwartung erfüllt sich. Eine Software nimmt niemandem die Entscheidung ab, wer am Samstag arbeitet. Sie sorgt dafür, dass diese Entscheidung auf vollständiger Information beruht und dass alle sie mitbekommen. Das ist viel, aber es ist etwas anderes als Automatisierung.

Der richtige Zeitpunkt

Nach dem Zeitpunkt werde ich oft gefragt, und meine Antwort ist unspektakulär: möglichst nicht in der Hochsaison.

Ein Umstieg braucht ein bis zwei Wochen, in denen jemand ein wenig Aufmerksamkeit übrig hat. Wer mitten im Weihnachtsgeschäft oder zum Start der Eventsaison umstellt, hat diese Aufmerksamkeit nicht, und der erste Eindruck im Team ist dann geprägt von Hektik. Ich habe das ein paarmal erlebt, und es kostet hinterher deutlich mehr Überzeugungsarbeit als ein gut gewählter Termin.

Günstig sind die ruhigeren Wochen: Januar und Februar in der Gastronomie, die Zeit nach der Saison im Catering, die Wochen nach den Sommerferien im Hotel. Wichtig ist nur, dass es überhaupt einen Termin gibt. Der zweitbeste Zeitpunkt ist immer noch besser als das Warten auf den perfekten, der in einem Gastrobetrieb ohnehin nie kommt.

Der häufigste Fehler beim Umstieg

Den häufigsten Fehler sehe ich darin, alles auf einmal umstellen zu wollen: Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsanträge und Abrechnung im selben Monat. Dann hängen vier Baustellen aneinander, und wenn eine klemmt, steht alles.

Mein Rat ist, schrittweise vorzugehen. Erst die Dienstplanung, weil sie den größten unmittelbaren Nutzen bringt und das Team ohnehin täglich damit zu tun hat. Wenn die läuft, kommt die Zeiterfassung dazu. Sie profitiert dann davon, dass Mitarbeitende und Rollen schon sauber im System stehen.

Fazit

Der Umstieg von Excel auf eine Dienstplan-App ist kein großes Projekt, wenn man ihn in drei Schritte zerlegt: Daten übernehmen, Team mit niedriger Hürde einbinden, realistisch in die ersten Wochen gehen.

Was in der Tabelle auf Dauer zum Risiko wird, habe ich in Dienstplan in Excel beschrieben; warum sich der Wechsel überhaupt lohnt, steht in Dienstplan erstellen in der Gastronomie ohne Excel. Einen Überblick über die Planung selbst gibt die Schichtplanung mit Yuntos.