Dienstplan in Excel: wo die Tabelle zum Risiko wird

Ich will Excel nicht schlechtreden, im Gegenteil. Für die Dienstplanung ist es aus nachvollziehbaren Gründen das Standardwerkzeug. Es ist da, flexibel und kostet nichts extra. Fast jeder Betrieb, den ich kenne, hat so angefangen.

Was ich aber deutlich sehe: Mit der Größe des Betriebs verschieben sich die Risiken, die in so einer Tabelle stecken. Aus einem Werkzeug, das Arbeit spart, wird irgendwann eines, das Arbeit erzeugt. Der Übergang ist schleichend und fällt oft erst auf, wenn etwas schiefgegangen ist.

Risiko 1: das Versionschaos

Das erste Risiko ist das Versionschaos. Sobald mehrere Leute am Plan arbeiten oder Änderungen per Mail kursieren, entstehen parallele Stände. Der Plan auf dem Bürorechner, der ausgedruckte an der Wand und der auf dem Handy der Schichtleitung weichen voneinander ab. Welcher gilt, weiß im Zweifel keiner sicher.

Das Tückische daran ist, dass niemand den Fehler bemerkt, solange nichts passiert. Erst wenn jemand nicht zur Schicht erscheint, kommt heraus, dass er eine ältere Fassung hatte. Und dann lässt sich meistens nicht mehr rekonstruieren, wer wann welchen Stand bekommen hat.

Dateinamen wie Dienstplan_KW34_final_v2_NEU.xlsx sind ein ziemlich verlässliches Symptom. Sie entstehen nicht aus Unordnung, sondern weil das Werkzeug keine Antwort auf die Frage hat, welche Fassung die gültige ist.

Risiko 2: die fehlende Aktualität

Das zweite Risiko ist, dass die Tabelle nichts über den Betrieb weiß. Sie kennt keine Verfügbarkeiten und keine Qualifikationen. Sie prüft nicht, ob jemand an dem Tag kann oder ob ein Posten doppelt besetzt ist.

Diese Prüfung macht der Mensch, und Menschen übersehen Dinge, gerade unter Zeitdruck. Das ist keine Kritik, das ist einfach so. Wer freitagabends zwischen zwei Aufgaben den Plan für die übernächste Woche baut, hat nicht alle Randbedingungen präsent, und die Tabelle erinnert ihn an keine einzige davon.

Dazu kommt: Das Wissen um diese Randbedingungen liegt fast immer bei einer Person. Wer weiß, dass die eine Aushilfe dienstags nicht kann und der neue Kollege noch nicht allein abschließen darf, ist derselbe, der den Plan macht. Fällt er aus, plant der Betrieb spürbar schlechter. Wie sich Verfügbarkeiten und Qualifikationen stattdessen sauber abbilden lassen, habe ich in Schichtplanung im Restaurant beschrieben.

Risiko 3: die Dokumentation

Das dritte Risiko betrifft die Dokumentation, und das wird meiner Meinung nach am häufigsten übersehen. Wer Arbeitszeiten erfassen muss, kommt mit einer Planungstabelle nicht weit.

Der Grund ist einfach: Geplante Zeit ist nicht gearbeitete Zeit. Ein Service, der länger dauert, eine Pause, die ausfällt, jemand, der eine Stunde früher kommt: all das steht nicht im Plan. Wer die Tabelle als Nachweis verwendet, dokumentiert die Absicht, nicht die Realität.

Spätestens wenn die Frage nach einer nachvollziehbaren Zeiterfassung kommt, reicht Excel deshalb nicht mehr. Das ist kein Detailproblem, sondern betrifft die Grundlage der Lohnabrechnung und alle Diskussionen über Überstunden.

Was Excel weiterhin gut kann

Damit das nicht einseitig wird: Es gibt Aufgaben, für die ich Excel weiterhin uneingeschränkt sinnvoll finde.

Für einmalige Auswertungen ist es kaum zu schlagen. Wer wissen will, wie sich die Personalkosten über zwölf Monate entwickelt haben, exportiert die Zahlen und rechnet in der Tabelle, und das ist schneller, als es in irgendeiner Software zu konfigurieren. Auch für Kalkulationen, Szenarien und alles, was einmal gebraucht und dann verworfen wird, ist eine Tabelle das richtige Werkzeug.

Der Unterschied liegt in der Lebensdauer. Excel ist stark bei Dingen, die einmal gerechnet werden. Es ist schwach bei Dingen, die dauerhaft gepflegt, von mehreren Leuten gelesen und laufend geändert werden. Ein Dienstplan gehört klar in die zweite Kategorie.

Wann aus dem Werkzeug ein Risiko wird

Einen pauschalen Zeitpunkt für den Wechsel nenne ich bewusst nicht, weil er von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ist. Mein Anhaltspunkt ist der Moment, in dem die Pflege der Tabelle und das Ausbügeln ihrer Fehler regelmäßig Zeit kosten, die woanders fehlt.

Konkret würde ich auf diese Punkte achten:

• Es gibt mehr als eine Fassung des aktuellen Plans im Umlauf.
• Änderungen werden zusätzlich einzeln kommuniziert, weil sonst niemand sie mitbekommt.
• Beim Planen wird regelmäßig etwas übersehen, das jemand hinterher korrigiert.
• Für die Abrechnung müssen Zeiten aus einer zweiten Quelle zusammengesucht werden.
• Nur eine Person kann den Plan wirklich erstellen.

Trifft davon nichts zu, spricht wenig gegen Excel. Trifft die Hälfte zu, ist die Tabelle vom Werkzeug zum Risiko geworden. Ich würde diese Liste einmal im Jahr durchgehen, am besten nach der Hauptsaison, wenn die Erinnerung an die stressigen Wochen noch frisch genug für eine ehrliche Antwort ist.

Fazit

Excel scheitert in der Dienstplanung selten spektakulär. Es scheitert leise, über Monate, in Form von Doppelarbeit, Rückfragen und kleinen Fehlern, die einzeln nie schlimm genug sind, um etwas zu ändern.

Wer prüfen will, ob sich ein Wechsel lohnt, sollte deshalb nicht die Softwarekosten gegen null rechnen, sondern die Stunden zusammenzählen, die Planung und Korrektur pro Woche tatsächlich kosten. Wie so ein Umstieg praktisch abläuft, steht in Dienstplan erstellen in der Gastronomie ohne Excel. Für die Zeiterfassung selbst gibt es einen eigenen Überblick unter Zeiterfassung.