Ich will Excel nicht schlechtreden, im Gegenteil. Für die Dienstplanung ist es aus nachvollziehbaren Gründen das Standardwerkzeug. Es ist da, flexibel und kostet nichts extra. Was ich aber deutlich sehe: Mit der Größe des Betriebs verschieben sich die Risiken, die in so einer Tabelle stecken.
Das erste Risiko ist das Versionschaos. Sobald mehrere Leute am Plan arbeiten oder Änderungen per Mail kursieren, entstehen parallele Stände. Der Plan auf dem Bürorechner, der ausgedruckte an der Wand und der auf dem Handy der Schichtleitung weichen voneinander ab. Welcher gilt, weiß im Zweifel keiner sicher.
Das zweite Risiko ist die fehlende Aktualität. Die Tabelle weiß nichts über Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Sie prüft nicht, ob jemand an dem Tag kann oder ob ein Posten doppelt besetzt ist. Diese Prüfung macht der Mensch, und Menschen übersehen Dinge, gerade unter Zeitdruck. Das ist keine Kritik, das ist einfach so.
Das dritte Risiko betrifft die Dokumentation, und das wird meiner Meinung nach am häufigsten übersehen. Wer Arbeitszeiten erfassen muss, kommt mit einer Planungstabelle nicht weit. Geplante Zeit ist nicht gearbeitete Zeit. Spätestens wenn die Frage nach einer nachvollziehbaren Zeiterfassung kommt, reicht Excel nicht mehr.
Einen pauschalen Zeitpunkt für den Wechsel nenne ich bewusst nicht. Mein Anhaltspunkt ist der Moment, in dem die Pflege der Tabelle und das Ausbügeln ihrer Fehler regelmäßig Zeit kosten, die woanders fehlt. Dann ist die Tabelle vom Werkzeug zum Risiko geworden.
