Fast jeder Betrieb, den ich kenne, hat seine Dienstplanung mit einer Excel-Tabelle angefangen. Ich verstehe das gut. Excel ist da, jeder kann es halbwegs bedienen, und für die erste Saison reicht es. Nur habe ich immer wieder gesehen, dass der Aufwand mit jeder neuen Aushilfe, jeder Schichtänderung und jedem Krankheitsfall wächst, ohne dass die Tabelle dabei hilft.
Das erste, was mir auffällt, wenn ich in einen Betrieb komme, ist das Thema Aktualität. Ein Plan, der am Montag ausgedruckt an der Wand hängt, ist am Mittwoch oft schon überholt. Jemand tauscht kurzfristig, trägt es in seine eigene Version ein, und plötzlich gibt es drei Stände, die nicht zusammenpassen. Das zweite Problem sind aus meiner Sicht die Informationen, die gar nicht in der Tabelle stehen. Wer hat am Wochenende Zeit, wer darf an die Theke, wer ist noch in der Einarbeitung. Dieses Wissen liegt fast immer im Kopf einer einzigen Person.
Genau hier setzt für mich eine richtige Dienstplan-Software an. Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Rollen werden beim Planen berücksichtigt und nicht hinterher mühsam geprüft. Wer eine Schicht zieht, sieht sofort, ob die Person an dem Tag kann und für den Posten geeignet ist. Und Änderungen erscheinen bei allen, ohne dass jemand einen neuen Aushang machen muss.
Ich will dabei ehrlich sein. Der Umstieg lohnt sich nicht für jeden ab dem ersten Mitarbeitenden. Solange ein Betrieb mit fünf festen Kräften und festen Schichten läuft, ist die Tabelle völlig in Ordnung. Sobald aber wechselnde Aushilfen, mehrere Posten und kurzfristige Ausfälle dazukommen, kippt das Verhältnis. Dann kostet die Pflege der Tabelle mehr Zeit, als eine strukturierte Planung gebraucht hätte.
Mein Rat, wenn jemand unsicher ist: Rechne einmal ehrlich nach, wie viele Stunden pro Woche in das Erstellen, Ändern und Kommunizieren des Plans fließen und wie oft daraus Rückfragen oder Doppelbesetzungen entstehen. Diese Zahl ist fast immer höher, als man denkt. Für mich ist sie der ehrlichste Ausgangspunkt für die Entscheidung.
