Arbeitszeiterfassung im Catering am Einsatzort

Im Catering arbeiten Mitarbeitende selten am selben Ort, und das stellt die Zeiterfassung vor eine Aufgabe, die ein fester Betrieb gar nicht kennt. Eine Hochzeit in einer Scheune, ein Firmenfest in der Stadt, ein Empfang im Museum. Diese wechselnden Orte sind aus meiner Sicht der entscheidende Unterschied.

Alles, was in einem Restaurant selbstverständlich ist, also ein fester Platz für das Terminal, ein Rechner im Büro und ein Ablauf, den alle kennen, gibt es hier nicht.

Warum der Einsatzort alles verändert

In einem festen Betrieb ist die Erfassung an einen Ort gebunden. Man kommt an, stempelt an derselben Stelle wie immer, geht in die Schicht. Der Ablauf ist so eingespielt, dass niemand darüber nachdenkt.

Im Catering ist jeder Einsatz eine neue Situation. Der Treffpunkt ist woanders, der Aufbau beginnt vielleicht schon zwei Stunden vor dem eigentlichen Termin, und das Ende hängt davon ab, wann die letzten Gäste gehen. Wer hier auf einen festen Erfassungspunkt setzt, erfasst am Ende gar nicht, und die Stunden werden hinterher aus dem Gedächtnis rekonstruiert.

Das ist der eigentliche Punkt: Die Alternative zur mobilen Erfassung ist im Catering nicht eine andere Erfassungsmethode, sondern eine Schätzung im Nachhinein.

Mobile Erfassung ist die Grundvoraussetzung

Das zentrale Problem ist, dass am Veranstaltungsort meist kein Terminal und kein fester Rechner steht. Die Erfassung muss dorthin kommen, wo gearbeitet wird, also aufs Handy der Mitarbeitenden.

Eine mobile Lösung ist hier für mich keine Komfortfunktion, sondern die Grundvoraussetzung dafür, dass überhaupt erfasst wird. Damit sie im Einsatz trägt, muss sie ein paar praktische Dinge aushalten:

• Schlechte Verbindung. In Scheunen, Kellergewölben und Zelten gibt es oft kein stabiles Netz. Die Erfassung muss auch offline funktionieren und später nachlaufen.
• Hände voll und wenig Zeit. Ein- und Ausstempeln muss in wenigen Sekunden gehen, ohne Menüs zu durchsuchen.
• Unterschiedliche Geräte. Der Pool ist gemischt; die Lösung darf nicht davon abhängen, dass alle dasselbe aktuelle Modell haben.
• Leerer Akku am Ende einer langen Schicht. Es braucht einen einfachen Weg, eine vergessene oder unmögliche Erfassung nachträglich sauber zu korrigieren.

Der letzte Punkt ist kein Randfall. Nach einem zwölfstündigen Einsatz ist das Handy oft leer, und wenn dafür keine Regelung existiert, entsteht genau die Lücke, die man vermeiden wollte.

Die Zuordnung der Stunden zum Event

Der zweite Punkt ist die Zuordnung der Stunden zum Event. Wer wissen will, was eine Veranstaltung gekostet hat, braucht die Stunden, die dort angefallen sind, getrennt von anderen Terminen.

Wenn die erfasste Zeit dem jeweiligen Event zugeordnet ist, entsteht diese Aufstellung von selbst. Das hilft bei der Nachkalkulation und bei der Abrechnung gegenüber dem Kunden, und ich finde, es nimmt einem eine Menge Rätselraten ab.

Der Wert zeigt sich besonders bei der Nachkalkulation. Ein Event, das im Angebot mit vierzig Stunden gerechnet war und tatsächlich sechzig gekostet hat, ist eine wichtige Information, aber nur, wenn sie vorliegt, bevor das nächste Angebot für denselben Kunden rausgeht. Ohne eventbezogene Erfassung merkt man den Fehler erst, wenn die Marge über die Saison nicht stimmt, und dann weiß niemand, woran es lag.

Bei Einsätzen, die über Mitternacht laufen, kommt ein praktischer Aspekt dazu: Die Stunden gehören zum Event, nicht zum Kalendertag. Wer nach Tagen auswertet, zerschneidet einen Einsatz in zwei Hälften und macht die Kalkulation unnötig kompliziert.

Was der Kunde davon hat

Ein Aspekt, der im Catering anders liegt als im festen Betrieb: Die erfassten Stunden sind häufig nicht nur eine interne Größe, sondern Teil der Abrechnung gegenüber dem Kunden.

Wer nach Aufwand abrechnet oder wer bei Verlängerungen nachberechnet, braucht dafür eine Grundlage, die sich zeigen lässt. Eine Aufstellung, die belegt, wann wie viele Kräfte im Einsatz waren, beendet die meisten Diskussionen, bevor sie anfangen. Umgekehrt ist eine nachträglich aus dem Gedächtnis gebaute Liste in genau dem Moment schwach, in dem sie gebraucht wird.

Das gilt auch für den angenehmeren Fall: Wenn der Kunde spontan verlängert und das Team zwei Stunden länger bleibt, ist die Nachberechnung nur dann selbstverständlich, wenn sie belegt ist. Ohne Beleg verzichten viele Betriebe darauf und verschenken damit Geld, das ihnen zusteht.

Die Verbindung zur Planung

Der dritte Punkt ist die Verbindung zur Planung. Der Mitarbeitende sieht im selben System, wo er hin soll, wann er anfängt, und erfasst dort seine Zeit. Planung und Erfassung gehören für mich zusammen, weil sie sich auf denselben Einsatz beziehen.

Praktisch spart das einen ganzen Kanal: Es braucht keine separate Nachricht mit der Adresse, keinen Zettel mit den Startzeiten und keine Rückfrage, zu welchem Termin die gestrigen Stunden gehören. Wer den Einsatz in der Hand hat, hat auch die Erfassung dazu.

Fazit

Für Cateringbetriebe ist die mobile, eventbezogene Zeiterfassung deshalb kein Zusatz, sondern ein Kernstück. Sie macht aus einer losen Sammlung von Einzelterminen eine nachvollziehbare Grundlage für Kalkulation, Lohn und Kundenabrechnung.

Die beiden Anforderungen, die ein fester Betrieb nicht kennt, sind dabei: Die Erfassung muss zum Menschen kommen statt umgekehrt, und sie muss am Event hängen statt am Kalendertag. Wie sich derselbe Pool an Aushilfen organisieren lässt, habe ich in Aushilfen und Springer im Catering beschrieben. Einen Überblick über die Erfassung gibt die Zeiterfassung mit Yuntos.